纸痛和电子表格掩盖:越来越多的企业的挑战

纸痛 -  acumatica erp

看看你的桌子。你看到了什么?一堆发票,收据或其他纸张?打开收件箱。有多少封电子邮件有需要编辑的附加电子表格?对于不断增长的企业,纸张和电子表格的使用是常见的,但随着你的增长,继续依赖这些即将阻止你。

纸张和基于电子表格的过程的挑战

通过将纸张从您的流程中获取,您的组织不仅可以在纸质本身上节省,但与扫描文档相关联的劳动力成本将文档扫描到计算机上,手动跟踪相关信息,并将其放入您使用的任何软件中。通过删除电子表格,可以提高公司运营的速度,准确性和控制。以下是这些过时产品创造的常见挑战中的一些。

速度

对于快速增长的企业,时间是本质。但是,当您埋在纸张或电子表格中时,流程只需要更长时间。

  • 技术人员是否需要用手填写现场服务票证?
  • 需要批准旅行支票或发票吗?
  • 期待着来年的预算?

如果您在任何这些过程中使用纸张或电子表格,则您正在花费比您需要的时间更多的时间,并且我们提到稍后成本为您的组织资金。

会计准确性 准确性

拼写错误 - 但有些错字比其他拼写更昂贵。虽然在文章中错过了逗号可能并不重要,但合同中的错过逗号可能会受到破坏性的。电子表格也是如此。有些情况下,拼写错字并不意味着很多,但是当应用于金融时,滑动的小数点,8而不是9,或者公式错误可能会丢弃。

由于修复了发票异常或更容易夸张的收入预测,错误的预算或未错过的减去报告,这是不便的不便,错误是令人难以置信的常见和危险的错误。高达90%的电子表格有错误,而错误可能不会降低您数百万或在某些情况下数十亿美元,而且每一美元计数成长企业。

节约成本

时间是金钱,当你使用电子表格或纸张进行普通财务流程时,你会浪费时间和金钱。每一小时花费定影错误是一个小时可以花在更重要的东西 - 如您所知,金融专业人士不会便宜。

与此配对,使用电子表格和纸张也具有直接成本。应付账款和应收账款是自动化帮助 - 根据APQC,为客户准备发票的成本可以高达每发票的11.50美元或更多。相比之下,导致自动化费用的人平均每张发票支付少于0.71美元。

相反,支付供应商的手动流程可能更昂贵。按照时间来付款,通过付款,另一个耗时的过程(纸质检查和蜗牛邮件),平均成本为13.50美元(Ardent),最多需要14.3天(阿伯丁)。当然,这些是直接成本。但是,当与损失折扣甚至延迟付款时,费用更高。

环境环境

当然,更多的是用纸张的考虑而不是电子表格,每次打印发票,现场服务票等时,你不仅花费了自己不必要的费用,你伤害了环境。客户正在变得越来越意识到他们选择的公司,并通过删除纸张,您可以生成一些好评。

控制和互动性

当您使用电子表格时,很难 - 如果不是不可能 - 跟踪文档的最新版本,或者是谁是上一个制作编辑的人。与此配对,纸张更容易复制,通常,当您捕获伪造支票或发票时,为时已晚。

控制欺诈, 提高流程中的审计性,简化业务决策是必需品,使用电子表格的使用妨碍了这一点。

纸和电子表格:可悲的是,入境级会计软件的必要部分

虽然太多的组织使用纸张和电子表格进行财务流程,但对于那些使用QuickBooks等入门级会计软件的公司来说更常见。当您刚刚开始时,QuickBooks通常是一个很好的选择,但随着您的增长,它需要一个快速修复的拼凑,使用电子表格的集成,以及 手工工作以完成工作.

添加到这个, 它导致审计疲软,本质上是不专心的,并且经常缺乏您所需要的支持,我们如我们所讨论的 我们最近的博客之一.

特别是在新的会计标准中,更多员工在家中工作,而且比以往所有的业务速度更快,您不能花时间尝试在电子表格中做所有事情。然而,有一个更好的方法 - 云ERP。

云ERP产品,如Acumatica,提供您今天需要茁壮成长的可见性,控制和速度’S竞争风景,允许您的员工在更短的时间内做得更多,依赖更少(或没有)电子表格,并促进您的业务增长。作为Acumatica和其他ERP解决方案的领先提供商,Crestwood了解公司越来越挑战,这些挑战QuickBooks面临,并帮助公司就像你的公司一样从他们的ERP那里得到他们所需要的。

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