Microsoft团队和SharePoint之间有什么区别?&如何使用它们来帮助找到您需要的内容

团队提示和技巧

微软团队和SharePoint

在Crestwood地点我们已经使用Microsoft团队大约一年,我们已经非常熟悉了它的功能。这么说,并不意味着我们知道这一切,因为我们没有,或者至少我没有。我可以诚实地告诉你,我们每隔一周就读一些新的东西。我最近学到的是使用团队和SharePoint共同使用,帮助您管理团队中的文件。但首先,我必须问,你知道微软两个协作工具之间的区别吗?

自从Microsoft发布了SharePoint,这是一个基于Web的协作工具已经过了十年,许多业务用作文档管理系统和存储。 SharePoint与Office集成,使工作场所更轻松地管理和共享内容。当时,企业也使用Skype来即时通信和前景,以便在团队周围之前进行消息传递和计划。团队旨在巩固合作的各个方面,而不仅仅是文档管理,存储和分享。与团队员工现在能够跟踪其即时消息,电子邮件,计划,并通过员工的员工和更多的平台进行协作。

Microsoft团队没有取代SharePoint,但它确实提供了更高级的功能,让您的劳动力更有效地协作。这将我们带来了我对两个协作平台了解的内容。

在团队中寻找东西

随着工作场所的喧嚣,有时可以难以完成项目所需的内容。定义谁正在努力涉及它们所涉及的项目并不总是一项简单的任务。 SharePoint,我认为是团队的骨干,没有SharePoint及其能力如何导航和 搜索团队中的文件 不知道这些文件中包含的内容?

大约一个月前,我的经理随意向我提出一个具有特定产品信息的PowerPoint。所以,我用一个包含我工作的所有PowerPoints的文件夹将她发送给一个团队频道。我们所拥有的问题并不知道它们所包含的PowerPoint以及他们所采用的产品。查看每个PowerPoint导致太耗时。我们需要一个解决方案,使我们的团队更容易找到他们所需要的。有人建议,我们通过产品,日期和描述分类文件。嗯,我们怎么能这样做?

通过团队搜索并没有运气,在分类我们的文件中,我们转向SharePoint。在通过SharePoint搜索时,我们发现对于上载的每个文件,您可以将字段添加到属性并输入描述详细信息到文件。

就是这样:

首先,我会走你的方式 添加列 显示文档的相关信息。然后,我将通过几种方法向这些字段添加信息,以便查看者可以在该网站或频道上查看每个文档的更多详细信息。

在Web浏览器中打开SharePoint,然后找到要显示详细信息的网站或频道。SharePoint和团队之间的差异

我继续前进并点击营销抵押品站点,其中包含一个名为Crestwood PowerPoints的文件夹。然后我选择了我们的Crestwood PowerPoint文件夹。选择文件夹或找到要添加详细信息的部分后,请单击 查看全部 ,这将为您带来一个屏幕,您可以在列表中查看列表中的所有文件而不是网格格式。SharePoint和团队之间的差异

一旦你点击 查看全部, 您可能必须再次重新定位文件文件夹以显示要添加到的详细信息的文档。SharePoint和团队之间的差异

在上面的屏幕上,我们已经创建了列并在这些列中输入了详细信息,但我们将向您展示如何使用特定字段添加其他列以获取文档的更多信息。

接下来,点击 添加列。 SharePoint和团队之间的差异

点击后 添加列 ,显示多个选择。您可以选择预定义字段或创建自己的字段。

首先,我们将使用预定义的字段。我继续选择 作为一个领域。我希望能够看到谁创建了那种方式的文档,以便在将来需要更多信息可以达到该人的更多信息。

接下来,编辑要创建该列的详细信息。键入显示名称,添加描述如果有的话,并填写所需的其余属性。填写了新列的字段选项后,单击 保存。 SharePoint和团队之间的差异

点击后 保存, 您的列将出现,并可能会自动输入特定文档的详细信息,应预先确定。在下面的情况下,因为我创建了这些文件,Microsoft Office将我的名字放在我创建的每个文档旁边。根据您已创建的字段类型(列),您需要手动输入这些详细信息。SharePoint和团队之间的差异

要在列字段中添加详细信息,请单击省略号(3个点)。选择 更多的 , 然后 特性。 SharePoint和团队之间的差异

将在右侧弹出另一个对话框,您可以在其中单击 编辑所有 或者 编辑形式 .SharePoint和团队之间的差异

当你点击此处 编辑所有, 您现在可以编辑该特定文件的详细信息。确保点击 保存 在输入该文档的所有细节时,底部。

SharePoint和团队之间的差异

在这个视图中,您也可以 编辑表格 通过添加或删除所显示的字段。SharePoint和团队之间的差异

选择或取消选择所显示的列。

SharePoint和团队之间的差异

要在文档中添加更多详细信息,请再次单击省略号(3个点),但此时间选择 详细信息选项卡。 这将在页面右侧带来另一个屏幕,其中包含有关该文档的更多信息。在这里,您甚至可以通过点击查看谁查看特定文档 管理访问。 在下面的属性部分 管理访问 ,你可以点击 编辑所有 并添加任何您看到符合您文档的信息。本节还显示有关DOC的更多信息,例如原始保存的位置。SharePoint和团队之间的差异

一旦您输入了有关文档的所有相关信息,您现在可以轻松地在团队中查看这些文件及其属性。转到指定的团队网站,然后选择所显示信息的频道。单击文件和中提像...现在显示特定文件的所有详细信息。SharePoint和团队之间的差异

它可以耗时一点耗时,在SharePoint中输入文档的详细信息,但最终,它将帮助您的团队找到其项目的文件。我们希望这个提示可以帮助您缓解您在团队中的文件中搜索疼痛。更多办公室生产力提示& Tricks, 订阅我们的博客.

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