需要帮助为您的节日问候打印标签吗?

Microsoft Word提示

随着Covid的到来,许多人希望找到一种个性化他们的节日问候的方法。但是,在手写消息和填充信封之后,您要做的最后一件事就是逐地址写出。 C仔细阅读此博客,了解如何设置邮件合并以打印邮件标签。 

让我们开始邮件合并:

在此示例中,我将创建邮件标签。

无论您的数据源来自何处(ERP或CRM),请确保您 另存为 a CSV 文件(以逗号分隔)。合并不适用于您的典型XLS格式。

Office 365-Word邮件合并

接下来,打开一个新文档或您的套用信函。在顶部工具栏上,单击“邮件”> Start Mail Merge >标签(或信件,电子邮件或信封)。

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将出现一个新对话框,以选择要创建和打印的标签尺寸。艾利标签是市场上的标准,Microsoft Word将在列表中包括这些格式。注意,Avery可能会非常昂贵;如果需要,可以购买商店品牌,该品牌具有与包装上所列的Avery标签相同的标签。滚动列表,然后选择与包装上列出的标签相对应的标签号。选择它,然后单击确定。

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单击确定后,将显示标签模板。

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接下来,单击“选择收件人”>使用现有列表。如果没有列表,则可以使用“键入新列表”功能创建一个列表,甚至可以从Outlook联系人中选择一个。我将使用现有的通用清单。

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找到并选择您的数据源。

  • 要输入新列表: 在第一个字段中单击,然后开始在每个字段中键入和制表。完成后,点击确定。
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将人员添加到新列表中后,单击“确定”。将会出现另一个对话框,询问您将新列表保存在何处。保存到桌面以方便查找。

这就是乐趣的开始

单击打开后,将设置您的文档以添加您的联系人。

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在进行合并之前,您需要确保正确映射了所有字段。确保右侧栏中的所有字段都与左侧栏中的匹配。要更改,只需单击向下箭头并选择正确的字段名称。在我的示例中,我将“礼貌标题”更改为“不匹配”,并将“职务”更改为“标题”。

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如果您需要更改收件人列表或选择特定的人来接收邮件,则可以单击“编辑收件人列表”。

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单击复选标记以添加或删除收件人。您也可以搜索或排序此列表,查找重复项等。我更喜欢在此步骤之前准备好数据源,但是有时,您可能会发现需要删除一个或多个联系人。您可以选择在最终合并之前进行更改。

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进行更改后,您需要设置标签。

接下来,单击工具栏中的“地址块”。将出现一个对话框,为您提供许多选项。我选择了标准。选择地址块格式后,请单击“确定”。 Office 365-Word邮件合并

请注意,在进行套用信函时,您需要将光标放在要使用“Insert Merge Field” in stead of “Insert Address Block”在套用信函中插入合并字段时,需要在每个字段和标点之间包含空格。使用手动功能很简单,但可能很耗时,并且主要用于在信函消息中具有联系人姓名的套用信函。与我联系 [email protected] 获得有关套用信函的帮助。

现在,您将需要单击更新标签。完成后,每个标签将显示地址块,如下所示。

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您现在可以合并了

Word提供了预览结果的选项,但我更喜欢直接使用“完成”工具&合并并选择编辑单个文档…

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这将允许您编辑标签,以便它们看起来比显示的内容更具专业性。如您所见,在我上面的结果中,线之间的间距为1.5,但它们应为单行。

为了固定行距,您需要单击Control A来选择所有行,然后转到功能区上的“主菜单”并单击“段落”一词右侧的段落设置,然后在“间距”部分中调整间距。在之前和之后的部分中输入数字零,并确保行距为单个,然后单击确定。

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行距已完成:

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如果您的标签在地址栏的底部显示了额外的一行,您可以手动将其从每个标签中删除,也可以不理它。

我还希望标签不要与左侧边框齐平,因此我将再次选择所有标签并将“左缩进”栏移到右侧,以在文本和标签将被剥离的位置之间留出一些空间。您还可以更改字体规格(字体,大小,颜色,斜体等)。

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如果您选择删除该多余的行,则可以进行进一步的格式化,并通过单击“表格工具”下“对齐”部分中的首选设置,将标签上的触点调整为在每个标签上水平或垂直对齐。> Layout.

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现在,您可以开始打印了。确保按照打印机上的说明打印标签。每个打印机都不一样。如果您认为您可以再次使用这些标签,则最好将它们保存以备将来使用。这就是创建邮件合并的方法。

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